Datenschutzniveau beim Einscannen der Papierpersonalakte

DER LANDESBEAUFTRAGTE FÜR DEN DATENSCHUTZ

Postfach 10 29 32 • 70025 Stuttgart Datum 7. März 2012 Name Herr Dr. Jacobi Durchwahl 0711/615541-33 Aktenzeichen: LfD-0552/B 56/09

Elektronische Personalakte Ihre Beschwerde vom 21. Januar 2009

Sehr geehrter Herr..,

wir kommen zurück auf Ihre o.g. Beschwerde, auf die wir Ihnen leider erst heute nach abschließender Prüfung des Sachverhalts antworten können.

Sie haben sich seinerzeit an uns gewandt, weil Sie der Auffassung waren, dass bei der Einführung der elektronischen Personalakte durch Ihren damaligen Arbeitgeber nicht alle datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet wurden, insbesondere beim Einscannen der Papierpersonalakte ein notwendiges Datenschutzniveau nicht hergestellt werden konnte.

Nach mehreren schriftlichen Anfragen bei der Firma Alcatel-Lucent und einer mündlichen Besprechung können wir Ihnen nunmehr mitteilen, dass wir keine datenschutzrechtlichen Mängel feststellen konnten. Die Papierpersonalakten der Beschäftigten des Standorts Nürnberg wurden von Januar bis März 2009 im Auftrag der Alcatel-Lucent Deutschland AG durch die Firma H.G. Keller GmbH in Ditzingen eingescannt. Der Einscannvorgang war damit abgeschlossen, bevor § 11 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) mit Wirkung vom 1. September 2009 um ausdrückliche Vorgaben zum Mindestinhalt der schriftlichen Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung ergänzt wurde. Das Fehlen detaillierter Regelungen zu den ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen in der schriftlichen Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung zwischen der Keller GmbH und der Alcatel-Lucent AG bzw. Ihres damaligen Rechtsvorgängers (Vereinbarung vom 18. bzw. 25. September 2006) kann daher nicht beanstandet werden. Anhaltspunkte dafür, dass die Keller GmbH nicht alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen hat, sind uns im Zuge des Überprüfungsverfahrens nicht bekannt geworden.

Auch bezüglich des derzeit praktizierten Verfahrens über die Führung einer elektronischen Personalakte bei der Alcatel-Lucent Deutschland AG konnten wir keine datenschutzrechtlichen Mängel feststellen. Insbesondere sind keine Anhaltspunkte dafür ersichtlich, dass die Alcatel-Lucent Deutschland AG nicht alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen beim Betrieb des Verfahrens „elektronische Personalakte" ergriffen hat.

Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag gez. Dr. Jacobi